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资料卡片的制作要求

时间:2013-7-21 7:10:01

资料卡片的制作要求

 

1.一事一卡。我们要求搜集来的资料,做成资料卡片,要求一事一卡。在以“目”为基本单元搜集资料时,会发现每个目之下,可能会搜集到几件事情的资料。这几件事情的资料就要各自做成1张卡片。如果资料正文内容多,一张卡片记不下的,可加附卡连续记录,但被视为一个整体;有时一个内容有多份资料都有反映,就会出现一事多卡现象。还有些是综合性资料,我们可以将此综合性资料按事物的性质、内容分解的,做成几张卡,分别放在相关节目之下;如果一个资料多处可用,又不想将其拆分开,也可以将其做成索引卡,标明在各个章节中。表明此综合资料可。

2.资料卡片的编号。是表示条目资料标题的编号;如第七篇第二章第五节第一目,标出来就是7-2-5-1;目的是将具体的条目资料归类,方便资料长编和志稿的编写。

3.资料卡片的标题。就是具体条目的标题。如:在《汶川特大地震抗震救灾志》救援力量篇、各行业部门医疗防疫救援力量章、其他行业部门节、第一“目” “电力行业启动医疗应急预案”下,搜集到3件具体事情的资料,做成的条目标题就是要按依据 “电力行业启动医疗应急预案” 目的标题和各类资料的具体内容确定为:①国家电网四川公司医院启动应急预案;②国家电网四川公司医院赴都江堰开展救援;③中国水电集团水电十局医院震后建立的临时医疗救助;条目标题要与符合目标题的要求,做到题文相符。

4.资料卡片的正文。即条目的具体资料。可依据其重要程度进行全文复制,如《关于江西省会昌省级氟化盐化工产业创建国家级产业基地的汇报》,中间有“关于创建国家级产业基地的相关建议”,因与主题无关的文件头尾文字去掉,应删除;而其中 “基地现状及申报条件”等重要文件条款可整段保留或摘录。在摘录原始资料中注意保留重要观点、重要数据、重要事件有关的内容等;对于原文太长,我们只需要其中的一般事物和事件史实的主要内容,可采用摘要法。

如:盐业志办提供的资料中有一份《2009年中国盐化工发展分析报告》,我们只能选取其中与江西有关的资料作为主体资料,文中谈到对盐化工产业的展望,此只能作为背景资料。此为幻灯片,应将之转化为文档。

注意:现在全文复制方法采用较多;资料取舍要合理;摘录摘要的原始资料内容要完整,每条资料都有要把握资料内容六要素:时间、地点、人物、事件、过程、结果(阶段),要符合原文意思。摘抄时字迹清楚,文字要规范。当然现在复印、扫瞄等技术齐备,一般都会全文复制资料,待做资料卡片时,再剪载所需资料。要认真仔细校对原文,以便及时发现和改正错误。盐业志办发给我们一些资料样稿让我们提意见,我发现,其中 一文就有缺漏:《会昌氟盐化工产业集群效应初显》“继被授予2011年江西首个氟盐化工产业基地后,年产30… ”此处空白,不知后续单位,接着写到“会昌县岩盐储量高达19亿吨”。我们在收集资料时,尤其是在摘录资料时,要仔细核对,以保证资料完整准确,以免返工。

通过口述(当历史成为口述时,已经和真实有一定的距离,这是历史哲学的一个著名的定律,当历史从口述再转为文字的时候,离真实就更远了。)和社会调查记录来的资料,要将采得的录像、录音资料整理成符合志体要求的文字,要忠于原意。 

5.资料卡片的标注。卡片要注明所有资料的详细出处,以备日后查找。具体如下:每一张卡片都要注明详细出处,不要省略。盐业志选用《清江县志》《江西省物价志》的资料,有的注明了详细出处,有的仅注明引用的页码,省略了版本。一旦人员因工作岗位变动,就会为以后接替者的工作带来不必要的麻烦。

①文献资料:著作的著录格式为:作者、书名、出版地、出版时间、出版单位、版次、卷(册)号或期刊号、页码等。

②文书档案资料,文件著录格式为:发文单位、文种、文号、密级、文件标题、发文日期等。档案资料还要注明馆藏、文档号。

③报刊资料,著录格式为:作者姓名、文章标题、报刊名、刊发时间、刊发版次等。

④网络资料,著录格式为:作者、文章名称、网址、日期,属于特定栏目的要注明栏目名

⑤图片资料,著录格式为:图片标题、作者、拍摄时间、地点、图片说明;

⑥口碑资料,著录格式为:被采访人单位和姓名,采访主题、采访时间、采访地点、采访人;同时注明资料是否已经被采访人审阅签字同意刊用。

注意:卡片标注的行文要符合志书的行文规范,标注的单位、文件、图书、报刊等使用全称或规范简称。卡片要标注资料的摘录者和摘录时间以示负责,如能标注出原文存放地当然更好。

 

 录入:沐风听竹 来源:网文
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